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SERVICIO DE COBRANZAS
Teniendo como principal objetivo administrar de manera eficiente y adecuada la cartera de cuentas por cobrar, y con el fin de minimizar la cartera morosa o vencida, nos preocupamos de estar en comunicación permanente con los clientes para poder actuar de manera proactiva ante cualquier inconveniente.
Con la finalidad de dar cumplimiento a los objetivos antes mencionados y satisfacer sus necesidades, a continuación detallamos los distintos servicios que realizamos:
- Recojo de facturas (Control Administrativo) con la frecuencia y en el horario definido por el cliente de sus oficinas.
- Registro de facturas en nuestro Sistema de Cobranzas.
- Coordinación telefónica con los clientes para determinar fecha de pago de acuerdo a los vencimientos establecidos en los documentos y/o las políticas de pago de cada cliente.
- Clasificación de documentos para cobranzas, de acuerdo a las zonas establecidas según la ubicación de las oficinas de pago de los clientes.
- Despacho diario de cobranzas previamente coordinadas, registrándose todos los documentos entregados a cada cobrador.
- Confirmación telefónica y reprogramación en los casos en que los documentos sean devueltos por los cobradores sin haber sido cancelados por los clientes.
- Depósito de las cobranzas en las cuentas y con la frecuencia indicada por el cliente.
- Reporte diario de cobranzas vía e-mail.
SERVICIO DE GESTIÓN INMOBILIARIA
Nuestro principal objetivo es proveer al inmueble de un adecuado mantenimiento a efectos de que la propiedad mantenga su valor comercial. Sin descuidar este aspecto, nos preocupamos constantemente en lograr una coherente reducción de gastos, presentando presupuestos alternativas de proveedores confiables, con experiencia comprobada en cada rubro.
Con la finalidad de dar cumplimiento a los objetivos antes mencionados y satisfacer sus necesidades, a continuación detallamos los servicios que realizamos:
- Cálculo de los gastos comunes mensuales por departamento, los cuales deberán ser aprobados por la Junta Directiva.
- Emisión mensual de recibos de mantenimiento.
- Apoyo en la elaboración y/o revisión de contratos de mantenimiento de equipos, tales como: ascensores, bombas de agua, etc.
- Administración de contratos de mantenimiento de equipos, instalaciones eléctricas y sistema de control remoto. Negociación de costos. Supervisión del cumplimiento de los contratos. Control de vencimientos.
- Pago de servicios (luz, agua, seguros, teléfono, proveedores).
- Pago al personal de servicio de portería y limpieza.
- Supervisión del personal en terreno.
- Compra de materiales e implementos de limpieza.
- Supervisión de reparaciones. Contratamos los servicios de terceros para que se lleven a cabo las reparaciones que sean necesarias, bajo supervisión directa.
- Manejo de los libros de actas de la Junta de Propietarios y, de ser el caso, libros de ingresos y egresos, planillas, etc.
- Supervisión y control de vencimientos de extintores y demás mecanismos de seguridad y contra incendios.
- Cobranza mensual de recibos de mantenimiento a los propietarios.
- Depósito de cobranzas en cuenta corriente de la Junta de Propietarios o de acuerdo al mecanismo establecido por la Junta.
- Reporte mensual de Gestión. Comprende el Estado de Ingresos y Egresos, Conciliación Bancaria, Informe de Morosidad, todo debidamente sustentado con los comprobantes y depósitos originales. Una vez aprobado y firmado por la Junta Directiva, se distribuye el informe a todos los propietarios vía e-mail y documento físico.
- Organización de reuniones de Junta de Propietarios (cursando las citaciones a cada propietario, preparación de agenda de puntos a tratar, redacción de actas y administración de Libro de Actas). Incluye asesoramiento.
- Reparto de circulares informativas para los propietarios.
- Capacitación de seguridad al Personal de Portería.
- Contratación y/o supervisión de servicios de mantenimiento periódicos tales como Fumigación de áreas comunes, limpieza y desinfección de cisterna y tanque elevado, recarga de extintores, señalización de seguridad, entre otros.
- Asesoramiento técnico y legal.
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